Eingangsrechnung

Das ist die allgemeine Definition
der Eingangsrechnung

Laut betriebswirtschaftlicher Definition ist eine Eingangsrechnung ein gesetzlicher Buchhaltungsbeleg, der von Lieferanten und Dienstleistern an Unternehmen geschickt wird, um von diesem beglichen zu werden. Mit anderen Worten handelt es sich bei der Eingangsrechnung um eine Zahlungsanforderung infolge einer Warenlieferung oder Dienstleistung. In der Buchhaltung erhöht sie die Verbindlichkeiten, welche auch als Kreditoren bezeichnet werden. Deren Ausgleich erfolgt durch Überweisung des Rechnungsbetrags, wodurch die Verbindlichkeiten wiederum abnehmen.

So erfolgt die Prüfung der Eingangsrechnung

Sehr wichtig ist, dass eine Eingangsrechnung sorgfältig geprüft werden muss, bevor sie bezahlt werden kann, und zwar

  • sachlich
  • rechnerisch
  • und rechtlich.

Die sachliche Prüfung der Eingangsrechnung erfordert einen Abgleich der Rechnung mit dem Lieferschein oder mit der angelieferten Ware, wenn kein Lieferschein vorhanden ist. Wurde sie auf eine Dienstleistung ausgestellt, besteht der Abgleich der Rechnung in der Prüfung von deren ordnungsgemäßer Ausführung. Die rechnerische Prüfung der Eingangsrechnung befasst sich demgegenüber mit dem Ausschluss von Rechenfehlern. Ist die Eingangsrechnung sachlich und rechnerisch richtig, kann sie zur Zahlung freigegeben werden. Im Gesamtprozess kommt es jedoch gewissermaßen automatisch auch zu einer rechtlichen Prüfung: Dabei geht es darum, ob alle Pflichtangaben enthalten sind sowie, ob weitere rechtliche Aspekte wie eine Verjährung oder die Verrechnung mit anderen Forderungen beachtet wurden.

Dies sind die einzelnen Bestandteile der Eingangsrechnung

Es gibt demnach einige notwendige Bestandteile einer Eingangsrechnung, die Voraussetzung für deren Bezahlung und den damit verbundenen Vorsteuerabzug sind. Im Umsatzsteuergesetz sind folgende Pflichtangaben aufgeführt, die in einer Eingangsrechnung enthalten sein müssen:

  • Name und Anschrift des Ausstellers
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • Netto-Rechnungsbetrag
  • Mehrwertsteuer
  • Bruttobetrag
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • sowie die Bankverbindung des Rechnungsstellers.

Eine wichtige Kann-Option ist zusätzlich die Angabe einer Zahlungsfrist. Fehlen Angaben oder sind sie offensichtlich fehlerhaft, so kann die Eingangsrechnung nur durch den Aussteller korrigiert werden und nicht durch den Rechnungsempfänger. Dieser muss die Rechnung dann dem Aussteller zurücksenden und ihn um eine Korrektur bitten. Im Übrigen darf die Rechnungsnummer immer nur einmal vergeben werden und muss aus steuerlichen Gründen fortlaufend sein.

Worin liegt die besondere Bedeutung der Eingangsrechnung für die Buchhaltung?

Die besondere Bedeutung der Eingangsrechnung für die Buchhaltung liegt vor allem darin, dass aus ihr ersichtlich wird, welches Konto berührt wird. Wichtig ist daher vor allem die Angabe, um welche Art von Waren oder Dienstleistungen es sich handelt. Allerdings kann eine Eingangsrechnung durchaus mehrere Konten berühren. Wichtig sind Eingangsrechnungen auch für den Vorsteuerabzug. Die darauf anzugebende Mehrwertsteuer, in diesem Zusammenhang auch als Vorsteuer bezeichnet, wird dazu in der Buchhaltung auf einem speziellen Vorsteuerkonto ausgewiesen.