Pflichtangaben einer Rechnung

Unbedingt vermerken:
die Pflichtangaben einer Rechnung

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In jedem Unternehmen müssen Ausgangsrechnungen geschrieben werden, die Verpflichtung dazu ist im Handelsgesetzbuch (HGB) festgeschrieben. Damit Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, müssen sie bestimmte Bestandteile enthalten, die wir im Folgenden erläutern. Sollten einzelne Pflichtangaben auf einer Rechnung vergessen werden, so kann dies verheerende Auswirkungen für das verantwortliche Unternehmen – oder auch den Freiberufler – haben.

Die erforderlichen Pflichtangaben einer Rechnung sind im §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) geregelt. Demnach muss eine Rechnung sowohl den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmens enthalten, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat, als auch jene des Unternehmens, welches sie erhalten hat. Zudem müssen das Ausstellungsdatum genannt sowie Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder und Art und Umfang der erbrachten Leistung aufgelistet werden. Darüber hinaus ist der genaue Zeitpunkt der Warenlieferung oder der Leistungserbringung kenntlich zu machen, und die Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer tragen, die einem Nummernkreis zugeordnet werden kann. Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer Rechnung ist die Bankverbindung des Zahlungsempfängers, zu der die Kontonummer, Bankleitzahl und Bezeichnung der Bank gehören.

Welches sind steuerrechtlich relevante Bestandteile einer Rechnung?

Jede Rechnung muss zudem die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des liefernden Unternehmens enthalten und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweisen, die diesem vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt wurde. Des Weiteren besteht die Pflicht, das nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt anzugeben. Weitere notwendige Bestandteile einer jeden Rechnung betreffen den geltenden Steuersatz und den daraus abgeleiteten Steuerbetrag.

Sollte für die erbrachte Leistung oder die gelieferte Ware keine Steuer erhoben werden, so ist dennoch ein Hinweis auf diese Steuerbefreiung erforderlich. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn in ein EU-Drittland geliefert oder dort eine Dienstleistung erbracht wird. Besonders genau ist auf derartige Pflichtangaben einer Rechnung bei Lieferungen in die Schweiz als Nicht-EU-Land zu achten. Denn in diesen Fällen muss der Warenempfänger die Umsatzsteuer in seinem Land und zu dem dort geltenden Steuersatz abführen.

Was sind reduzierte Pflichtangaben bei einer Rechnung über Kleinbeträge?

Für Rechnungen über Kleinbeträge, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt, gelten vereinfachte Regelungen. Als Mindestangaben müssen Sie lediglich enthalten:
  • den vollständigen Namen des Lieferanten / Leistungserbringers
  • das Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Ware / Dienstleistung
  • Rechnungsbetrag, Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
  • sowie den Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung.